Optimiser la gestion documentaire avec les solutions dédiées disponibles sur le marché

  • par Rule Dennis
  • 7 Mois
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Améliorer la gestion des flux de documents tant internes qu’externes est une démarche permettant à l’entreprise d’accroître significativement sa productivité. Pour apporter une solution à ces problématiques, de nombreux logiciels dédiés à l’éditique ont été mis au point.

A – Les entreprises face au défi de la transformation numérique

Née de la volonté des professionnels de mieux maîtriser leurs coûts, la dématérialisation s’est accélérée avec le choix des collectivités publiques d’adopter un traitement exclusivement numérique de tous les documents.

En effet, en éliminant l’usage du papier, cette démarche s’avère nettement moins coûteuse, mais aussi plus écologique en plus de réduire les contraintes logistiques.

Qu’elles aient ou non anticipé ces mesures, les entreprises sont tenues de mettre en œuvre des projets de numérisation de leurs documents afin de pouvoir faire face aux exigences administratives.

Plus que de simplement scanner les documents, il s’agit de transformer intégralement la chaîne de traitement documentaire pour profiter de tous ses avantages.

Cela requiert de repenser le processus, mais également de déployer les outils adéquats aussi bien pour la production que pour la distribution, la réception ou encore l’archivage.

B – L’éditique pour mieux centraliser le traitement documentaire

Ce défi de transformation a contraint les entreprises à s’adapter et ainsi à procéder à de profonds changements internes afin d’adopter les meilleures approches et techniques de traitement digitalisé. Le flux documentaire implique en effet l’ensemble des directions et services pour aboutir à une chaîne d’information unifiée et harmonieuse.

En particulier, l’utilisation de différents outils pour la production des informations aboutit généralement à des documents sous différents formats et, par conséquent, à la nécessité de retraiter les données en fonction des objectifs d’édition.

La transition numérique est donc l’occasion de centraliser ces processus pour optimiser les flux et surtout la productivité globale de l’entreprise. À ce titre, l’éditique est devenue la pierre angulaire de l’organisation et nécessite une réflexion adaptée concernant les ressources à mettre en œuvre.

Au-delà de la simple production de documents, il convient également de repenser la manière dont ils sont transmis aux destinataires (notamment les partenaires externes, dont l’État). La communication multicanale et digitale devient ainsi une stratégie à considérer avec sérieux pour toute entreprise.

Pour être sûr d’adopter la bonne démarche et surtout profiter des bonnes pratiques dans le domaine de la gestion documentaire, faire appel à un conseiller spécialisé s’impose comme une solution raisonnable et sensée.

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