Tout savoir sur la gestion documentaire

  • par Rule Dennis
  • 21 Jours
  • Commentaires fermés

La gestion électronique des documents est un procédé informatique utilisé pour organiser des documents électroniques et des informations au sein d’une entreprise ou une organisation. Le terme ged désigne aussi des logiciels pour organiser une base de données, notamment des contenus documentaires.

Qu’est-ce qu’une gestion électronique des documents ?

C’est un système informatique de gestion de données. Cependant, sa fonction ne reste pas au simple stockage, le logiciel procède également au classement des informations, à leur organisation et leur diffusion. Autrement dit, la ged permet aux entreprises de s’échanger des données dans une optique de collaboration ou de franchise. Le logiciel procède à la création d’archivage en fonction du besoin de changement des documents. Il est aussi possible d’atteindre n’importe quel document souhaité. L’opérateur doit juste insérer des mots clés dans le moteur de recherche du logiciel. Il pourra ainsi naviguer à tout moment pour retrouver des contenus.

Pourquoi utiliser un système de gestion documentaire ?

La gestion documentaire par le biais d’un ged facilite l’administration dans les entreprises privées. Le logiciel contient également des fonctionnalités intégrées permettant par exemple de donner un aperçu de l’efficacité de l’organisation au sein d’une entreprise privée. Le procédé informatique permet à cette dernière d’optimiser ses gains en coût et en qualité. La ged intègre plusieurs fonctionnalités intéressantes pour l’entreprise :

• Intégration des documents papier : avec la ged, vous pouvez scanner des documents. Dès que le scan est terminé, le processus informatique procède à la numérisation des données. La ged permet également la reconnaissance et le décryptage des codes à barres et notamment d’ICR.
• Intégration de documents électroniques : comme tout support informatique, la ged permet également le stockage et l’archivage des documents électroniques. Il s’agit en particulier des fichiers en format pdf, excel, ou word. Néanmoins, les documents COLD issus de systèmes d’éditique peuvent aussi être intégrés et stockés dans la base de données.
L’échange de fichiers électroniques : le logiciel permet aussi le partage de documents entre les entreprises appartenant à un même groupe, entre les entreprises filiales ou encore entre deux organismes souhaitant échanger quelques informations. Les deux entités procèdent à une interconnexion en utilisant un dispositif d’échange de données informatisées.

Cependant, quel que soit le document intégré dans le système de gestion informatisée, il doit obligatoirement faire le passage d’un workflow ou d’une chaine de validation. Cette approbation est effectuée par certains utilisateurs concernés.

Utilisation de la gestion de document en retraite complémentaire

La gestion des informations est un enjeu capital pour toute entité d’organisation. Elle est garante même de la performance afin d’atteindre les objectifs fixés par l’entreprise. Ce nouveau procédé informatique est même utilisé pour la gestion de données dans les compagnies d’assurance pour retraite complémentaire. Votre cotisation mensuelle constitue la retraite de base et la retraite complémentaire. Cette dernière est convertie en points de retraite qui se cumulent. Ainsi, lors de votre départ, la valeur du point obtenu à cette date est multipliée à la somme totale de tous les points.

  • facebook
  • googleplus
  • twitter
  • linkedin
  • linkedin
Précédent «
Suivant »