Dans une entreprise, il existe un nombre important de courriers à envoyer. Pour son bon fonctionnement, cet envoi doit être précis, efficace, et rapide. C’est pourquoi, l’entreprise est obligée d’acheter une machine à affranchir. Mais face au grand nombre de fournisseurs de machines à affranchir le courrier sur le marché, il est indispensable de cibler les besoins de l’entreprise pour bien choisir la meilleure qualité.
Les critères de choix d’une machine à affranchir
Pour bien choisir une machine à affranchir de bonne qualité au meilleur prix, il faut prendre en considération quelques critères importants. En fait, il faut tenir compte du volume d’envois en définissant au préalable le nombre de plis à expédier quotidiennement. En outre, les besoins en équipements et des options doivent être bien déterminés.
Ainsi, afin d’éviter les erreurs d’affranchissement, il est impératif d’avoir une balance intégrée à la machine au pesage ultra-précis. Une plieuse de courrier ainsi qu’un système de mise sous pli automatique des enveloppes permettent de gagner du temps et faciliter les tâches lors des envois massifs. La machine peut aussi avoir un tapis de réception des enveloppes si elle est plus sophistiquée.
Par ailleurs, il faut choisir une machine à affranchir en fonction de ses atouts techniques qui varient selon la gamme et le modèle. Pour cela, il est tout indiqué de garantir une possibilité d’envoyer son courrier sans interruption en veillant à ce que la machine ait une fluidité de traitement, une facilité de prise en main, et une haute qualité d’impression.
Enfin, le niveau de compétences du fournisseur doit être attesté en se basant sur deux aspects essentiels dont le mode de financement (durée de contrat de location, indexation du coût sur le volume réellement traité, …), et l’assistance (un diagnostic en cas de panne, des services en ligne en cas de besoin urgent, …).
Les différents types de machines à affranchir le courrier
Quels que soient les besoins d’une entreprise pour l’envoi de ses courriers, le choix d’une machine à affranchir doit dépendre de la quantité d’envois à faire. Maisil faut faire attention à la qualité d’impression qu’il est vivement conseillé d’opter pour des cartouches d’impression jet d’encre comme la cartouche pitneybowes dm220i. Après, on peut choisir :
- La très petite Machine à affranchir connectée qui est adaptée pour des envois limités. C’est un appareil destiné aux entreprises qui gèrent moins de 30 plis par jour avec une dépense en matière d’affranchissement inférieur à 250 euros par mois.
- La petite Machine à affranchir connectée ou l’affranchisseuse à volume intermédiaire qui est spécialement conçue pour les entreprises qui gèrent jusqu’à 200 envois journaliers. Ce type de machine à timbrer peut être loué dont le contrat de location est compris entre 2 à 3 euros par jour.
- Les machines à affranchir à fort volumeou Machine Affranchir Intelligent (MAI) est capable de traiter entre 800 à 1000 envois journaliers. Elle convient parfaitement aux entreprises ayant un important volume de courriers à traiter. Son prix de contrat de location journalière est autour de 10 euros.
