Gérants de PME : 5 raisons de mettre en place un logiciel GED

  • par Rule Dennis
  • 22 Jours
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Dans la logique de gagner en productivité et optimiser la gestion des équipes, les PME sont nombreuses à mettre en place un logiciel GED. Il s’agit d’outils performant pour la gestion électronique des documents, qui permettent d’émettre facilement des factures électroniques et de faciliter le partage d’information au sein des équipes. Découvrez les 5 atouts que la GED peut apporter à votre PME.

Les logiciels de dématérialisation sont-ils réservés à certains secteurs d’activité ?

Ces dernières années, les PME ont eu l’occasion de mettre en place des logiciels de dématérialisation et de tester leur efficacité. A la base, ces outils sont conçus pour enregistrer les documents matériels au format numérique et pourvoir les stocker sur des serveurs dédiés. La plupart des PME utilisent les logiciels de dématérialisation pour optimiser la gestion des contrats, des factures et d’autres documents qui retracent leurs échanges avec leurs clients. Certains contrats et factures concernent également les échanges avec les fournisseurs et les prestataires externes.

Etant donné que les logiciels de dématérialisation peuvent stockés divers types de documents qui retracent l’activité des PME, ils peuvent s’avérer être d’utilité dans tous les secteurs. Ils peuvent ainsi être utilisés dans un cabinet comptable, dans une société de menuiserie, dans un restaurant ainsi que dans un cabinet médical.

Quels sont les enjeux de confidentialité et de sécurité ?

Les PME ont commencé à utiliser des outils de dématérialisation des factures principalement pour sécuriser leurs archives. Ainsi, il est possible de stocker les mêmes documents sur plusieurs serveurs, afin d’éviter la perte de données en cas de panne sur un serveur.

Pour les mises à jour des données dans un logiciel de dématérialisation, chaque collaborateur utilise son propre identifiant et mot de passe. Cela permet de protéger la confidentialité des documents et d’avoir un suivi précis des interventions de chaque utilisateur.

Quel est l’impact de la dématérialisation des factures sur la productivité des collaborateurs ?

Avec un logiciel de dématérialisation, chaque collaborateur peut télécharger une facture ou ajouter une nouvelle fiche-client à tout moment. Toutes les informations sont partagées en temps réel avec l’ensemble de l’équipe, ce qui permet de faciliter la communication interne et de faire gagner du temps dans le suivi des dossiers.

La dématérialisation des factures, une source d’économies

Dans la mesure où les documents sont émis directement au format électronique et partagés par email, la dématérialisation des factures permet de supprimer certains coûts de fonctionnement. Il s’agit notamment des coûts liés à l’envoi de courriers, à l’acquisition de papier et d’encre pour les imprimantes.

L’impact environnemental de la dématérialisation

De manière générale, les PME qui utilisent des outils de dématérialisation des documents peuvent réduire considérablement leurs consommations de papier et utiliser les imprimantes uniquement lorsqu’elles n’ont pas d’autre option. Réduire l’utilisation de papier et d’autres articles de bureautique permet ainsi de limiter la production de déchets dans les entreprises. Sans oublier que l’envoi de courriers permet de réduire les besoins de transport et réduire par conséquent l’empreinte carbone de l’activité des entreprises à l’échelle nationale.

 

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