À l’heure où l’Intelligence Artificielle « IA » est en plein essor, la numérisation apparaît comme un levier indispensable pour le développement des entreprises. Dématérialisation des documents de l’entreprise, gestion électronique, chatbots, etc. Ces tendances révolutionnaires ont de réels impacts positifs sur les sociétés, et ce, quelle que soient l’activité.
Qu’est-ce que la dématérialisation de documents ?
Bien plus qu’un outil de travail, la dématérialisation de documents consiste à transformer les supports papier en fichiers numériques. L’objectif de base est simple: diminuer les supports d’information matériels afin de basculer vers le partage en ligne. Cette méthode très en vogue est surtout utilisée dans les entreprises adeptes du « zéro papier ». Elle permet de numériser tous les documents classiques, comme les relevés bancaires, les factures, les bons de livraison, etc. Des services comme les ressources humaines proposent d’ailleurs un bulletin de paie dematerialisé afin de mieux gérer leurs personnels et réduire les délais de traitement.
La dématérialisation de documents est un processus complexe qui demande une réorganisation complète des traitements des flux de documents. Ainsi, il ne s’agit pas seulement de scanner ou de numériser les papiers. Pour plus d’efficacité, cette discipline doit aussi être utilisée avec l’application GED « Gestion Électronique des Documents ». Ceci va permettre aux utilisateurs de stocker et de modifier les documents, même après numérisation. On distingue 2 sortes de dématérialisation : la dématérialisation native et celle à posteriori. Une dématérialisation est dite native lorsque le document en question est créé sous forme électronique et qu’il ne nécessite plus de numérisation. Dans le cas contraire, il s’agit d’un à posteriori.
Quel est l’intérêt d’utiliser la dématérialisation de documents ?
Le progrès et les avantages apportés par la digitalisation sont indéniables: disparition des supports papier, diffusion immédiate des informations, diminution des frais d’envoi, suppression des surfaces de stockage, optimisation des flux de documents, gain de temps, etc. Elle permet également de faciliter le partage des informations et de réduire les délais de traitement. Plus besoin donc de photocopier les documents. Tout le monde peut y accéder à partir d’Internet. Grâce à la dématérialisation, il est aussi nettement plus facile de sauvegarder les documents. Ceci étant indispensable en cas de perte ou de destruction du papier. Les documents numérisés peuvent en effet être stockés dans différents endroits et sur plusieurs supports à la fois. Aucun risque pour les entreprises de perdre les informations.
Même si la digitalisation de documents offre une plus grande flexibilité au travail, cela n’empêche pas certaines entreprises d’être sceptiques sur le sujet. Par peur du changement (notamment sur le plan sécuritaire et confidentialité) ou par manque d’expérience, certaines sociétés préfèrent donc s’en priver. Pourtant, la dématérialisation de documents assure une sécurisation optimale des données. Grâce à une salle de données virtuelles appelée « Data Room Sécurisée », les administrateurs peuvent s’échanger des documents confidentiels en toute sécurité. Cet espace numérique permet de stocker les fichiers les plus délicats de l’entreprise tout en assurant une traçabilité de lecture (date d’envoi, heure, etc.). Rien de plus facile pour gérer les échanges d’informations.
