Il y a quelques années, la numérisation des documents était considérée comme une avancée majeure dans la gestion administrative d’une entreprise. Mais aujourd’hui, l’accumulation sans discontinuer de documents sur des serveurs est devenue un phénomène qui touche pratiquement toutes les entreprises. Plusieurs habitudes, souvent négligées, peuvent être à l’origine de ce phénomène et cela peut engendrer des conséquences considérables sur la productivité et le rendement des salariés. Cette page va vous expliquer en détail les causes et les conséquences de ce fléau. Mais avant cela, vous verrez d’abord ce que c’est réellement le vrac numérique.
Le vrac numérique : de quoi s’agit-il ?
En principe, le vrac numérique est un terme technique qui désigne un entassement de documents bureautiques mélangés aléatoirement et sans classification. Il est caractérisé par une absence totale de règles de classement, l’utilisation fréquente de caractères pouvant poser des problèmes de rangement. Le stockage est réalisé sans une logique prédéfinie et l’arborescence construite de façon éphémère. En fait, ce phénomène peut être assimilé à un déluge informationnel dont les conséquences peuvent provoquer énormément de désordres. Une fois qu’il prend de l’ampleur, c’est difficile de remettre tout en ordre et cela prend beaucoup de temps. De plus, le traitement du vrac numérique nécessite des compétences pointues dans l’utilisation des matériels informatiques, notamment les serveurs ou les bases de données. De manière générale, cela n’apporte rien de bon à une entreprise peu importe son secteur d’activité, sa dimension et son envergure.
Quelles sont les causes du déluge informationnel ?
Depuis que les entreprises se sont mises à analyser de près le phénomène du déluge informationnel, elles ont pu identifier leurs principales causes. Généralement, les doublons, les triplons, les versions redondantes, les nommages approximatifs ou encore les fichiers périmés sont à l’origine de ce fléau. En outre, les serveurs mal organisés peuvent aussi engendrer ce genre de problème. Cela peut également être provoqué par les habitudes des salariés qui produisent et partagent leurs documents de travail avec diverses applications. Ces dernières ne sont habituellement pas encadrées et elles peuvent être utilisées à tout moment et n’importe où. Ce qui complique encore plus la classification et le rangement des fichiers par catégories, par taille ou même par nom. D’ailleurs, au rythme de la croissance des volumes d’informations actuellement, aucune organisation n’est à l’abri d’un problème de dispersion de leurs documents numérisés.
Quelles sont les conséquences du vrac numérique ?
Étant donné la masse de documents numériques partagée en une journée au sein d’une entreprise, un vrac numérique peut vite arriver. Et comme vous le savez, ce phénomène peut occasionner des conséquences incommensurables. Le plus important d’entre elles est sans aucun doute une grosse perte de temps. Vous pourrez perdre un temps précieux en recherchant une information dans un fichier que vous n’arrivez même pas à trouver l’emplacement. De plus, l’existence de plusieurs outils de stockage peut encore rendre vos recherches plus compliquées. Le document en question est peut-être stocké dans votre messagerie, dans votre ordinateur personnel ou dans les serveurs de l’entreprise. En outre, cela augmente le risque de perdre des fichiers ou des documents importants.
