Le télésecrétariat est un service externalisé mis en place pour optimiser la gestion du secrétariat d’une entreprise. Il est souvent réalisé par une société spécialisée dans le domaine. Les missions sont exécutées par des télésecrétaires experts en la matière. Il faut dire qu’il s’agit d’une prestation de service bien avantageuse sur tous les angles. Zoom sur les différents atouts du fait de recourir à un service de télésecrétariat pour son entreprise.

La possibilité de confier différents types de missions

Un service de télésecrétaire remplit en globalité les mêmes fonctions que les secrétaires classiques. Dans la réalisation des missions, il s’occupe principalement de la permanence téléphonique de la société en question. Dans cet angle, il se charge de la réception des appels entrants sur des créneaux horaires adaptés. Les télésecrétaires reçoivent et traitent les requêtes des appelants. Ces derniers peuvent être des prospects ou clients. Ils suivent des directives précises pour réaliser leurs missions. Selon les cas, les télésecrétaires se chargent également de la prise de rendez-vous, le transfert des appels vers les responsables sollicités…

Au-delà de ces tâches, un service de télésecrétariat s’occupe également d’autres missions d’assistanat telles que :

• La gestion d’agendas : gérer le planning des dirigeants et des collaborateurs de l’entreprise.
• La saisie de documents et de données en vue de leur conservation.
• La gestion d’autres canaux de communication comme les e-mails, les SMS ou les réseaux sociaux.
• La gestion des appels sortants en fonction des besoins de l’entreprise cliente.
• Etc.

Ce service externalisé donne la possibilité de déléguer un nombre important de tâches. Il s’agit de la meilleure solution pour confier à des experts toutes les activités liées au secrétariat.

Bénéficier d’un gain de temps et d’une réduction des dépenses

Un service de secrétariat est un département indispensable pour assurer en grande partie la structuration et l’organisation de l’entreprise. Un prestataire en télésecrétariat réalise la même chose, mais à distance. En lui confiant une partie ou la totalité des tâches, la société cliente obtient un gain de temps conséquent. Cela réduit grandement la surcharge de travail pour les collaborateurs en interne. Ce qui leur permet d’améliorer la productivité au quotidien.

Le fait de déléguer cette mission permet aussi de faire des économies. Les prestataires ne facturent que les missions réalisées. La plupart du temps, les commanditaires ont la possibilité de choisir différentes formules qui sont notamment proposées à des tarifs bien abordables.

En plus de cela, la société cliente n’aura plus à recruter. En engageant du personnel pour s’en occuper, cette étape engendre souvent des dépenses énormes avec les charges salariales et les indemnités diverses. Pour traiter cette mission en interne, elle devra également investir dans l’achat de matériels divers et même éventuellement la location d’un local professionnel. C’est pourquoi la mise en place d’un service de secrétariat au sein de l’entreprise implique un budget et des moyens importants. Heureusement, il est possible d’éviter cela en réalisant un partenariat avec un prestataire de service de télésecrétariat. Il dispose des ressources humaines et techniques nécessaires pour exécuter les missions confiées par les donneurs d’ordres.

Des offres plus flexibles et des prestations professionnelles

Dans la réalisation de ses missions, un service de télésecrétariat a la possibilité de gérer des fonctions administratives multiples : appels téléphoniques, e-mails, publicités… La liste peut être longue, mais tout dépendra des besoins des sociétés clientes. Dans tous les cas, le prestataire propose une grande flexibilité à ses clients quant au choix de l’organisation des services. En ce qui concerne la gestion des appels par exemple, le prestataire peut être disponible 24 h/24 et 7j/7. Cela montre clairement la souplesse de ses services.

En réalité, un prestataire en télésecrétariat met tout en œuvre pour appliquer son savoir-faire et son expertise pour le compte de ses clients. C’est pour cela qu’il se soucie de la qualité des services dans le respect des consignes établies dans le cahier des charges. En même temps, il respecte les règles de confidentialité pour mettre en évidence son professionnalisme et son sérieux dans le domaine.